Ausgangssituation

Ein sozialer Verein übernimmt ein auf vier Jahre befristetes Projekt zur Betreuung von Menschen in spezifischen Lebenslagen. Die Betreuung muss:

• dokumentiert werden
• ausgewertet werden
• DSGVO‑konform erfolgen
• für mehrere Mitarbeitende zugänglich sein
• laufend anpassbar bleiben, weil sich Anforderungen im Projektverlauf ändern

Bisherige Werkzeuge wären:

• Excel‑Listen
• Word‑Dokumente
• Notizen
• lose Ablagen
• mehrere Tools parallel

Keine dieser Lösungen wäre geeignet gewesen, um:

• anonymisierte Daten sauber zu führen
• individuelle Abläufe abzubilden
• automatische Auswertungen zu erzeugen
• flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren

Rahmenbedingungen

Das Projektteam braucht:

• eine Liste aller betreuten Personen, anonymisiert
• pro Person ein Dokumentations‑Tool, das die Betreuung abbildet
• die Möglichkeit, bestimmte Felder direkt in der Listenansicht anzuzeigen (z. B. Vermittlungsstelle, zuständige Mitarbeitende)
• Filter‑ und Suchfunktionen, um schnell Orientierung zu bekommen
• eine automatische Auswertung, die alle Dokumentationen zusammenführt
• eine Lösung, die ohne Entwickler anpassbar bleibt
• eine Struktur, die mitwächst, wenn neue Anforderungen entstehen
• absolute Datenschutzkonformität

Und: Die Mitarbeitenden sollen sofort loslegen können, ohne Schulung, ohne Einarbeitung.

Lösung mit Pengueen

Der Verein wird in Pengueen als Unternehmung angelegt. Die Mitarbeitenden erhalten Zugänge. Dann entsteht eine klare, funktionale Struktur:

1. Liste aller betreuten Personen (anonymisiert)

• jede Person ist ein Eintrag
• DSGVO‑konform
• keine Klarnamen
• keine sensiblen Daten im Freitext

2. Pro Person ein eigenes Dokumentations‑Tool

Dieses Tool bildet die Betreuung ab:

• Stammdaten (anonymisiert)
• Vermittlungsstelle
• zuständige Mitarbeitende
• Betreuungsnotizen
• Termine
• Maßnahmen
• Fortschritt

3. Sichtbare Felder in der Listenansicht

Pengueen ermöglicht, auszuwählen, welche Elemente aus dem Dokumentations‑Tool direkt in der Personenliste angezeigt werden.

Beispiele:

• Vermittlungsstelle
• zuständige Mitarbeitende

Das bedeutet:

• sofortige Übersicht
• keine Klicks
• keine Suche
• klare Orientierung bei vielen Fällen

4. Automatische Auswertung für das gesamte Projekt

Auf Ebene der Mitarbeitenden liegt ein Tool „Auswertung“.

Dieses Tool:

• liest definierte Elemente aus allen Dokumentations‑Tools aus
• aggregiert die Daten
• zeigt sie in einer strukturierten Liste
• ist jederzeit erweiterbar

Die Mitarbeitenden erhalten damit:

• eine projektweite Auswertung
• ohne Excel
• ohne manuelle Arbeit
• ohne Entwickler
• auf Knopfdruck

5. Weitere Tools für die Projektarbeit

• Protokolle
• Termine
• Aufgaben
• Unterlagen
• interne Kommunikation

Alles an einem Ort. Alles strukturiert. Alles sofort nutzbar.

Warum dieser Fall wichtig ist

Er zeigt, was Pengueen im sozialen Bereich leisten kann:

• individuelle Abläufe, die keine Standardsoftware abbildet
• automatische Auswertungen, ohne IT‑Projekt
• DSGVO‑konforme Dokumentation
• flexible Anpassbarkeit, weil soziale Arbeit sich ständig verändert
• Übersichtlichkeit, auch bei vielen betreuten Personen
• Sofortige Nutzbarkeit, ohne Schulung

Es gibt kein anderes Tool, das diese Kombination in dieser Leichtigkeit ermöglicht.