Ganzheitliche Begleitung von Demokratieprojekten – von der Antragstellung bis zur Archivierung

Wie alles begann

Vor sechs Jahren wurde unser Gründer und Geschäftsführer Sascha Landowski als Digitalisierungsexperte in ein PfD‑Projekt eingeladen. Eigentlich ging es darum, mit Jugendlichen über Risiken in sozialen Netzwerken zu sprechen.

Beim Abendessen erzählte ihm die Projektleiterin dann von ihren Herausforderungen im Zuge der Antrags- und Projektbetreuung:

• „Antragstellende tun sich schwer, die SMARTen‑Ziele zu formulieren“
• „der Begleitausschuss möchte wissen, wo die Projekte stehen“
• es gibt E‑Mails, Rückfragen, PDF‑Formulare, Excel‑Listen
• ein Überblick ist schwer bzw. nur mit spürbarem Aufwand aufrecht zu halten

Damals war Pengueen schon vier Jahre alt – aber noch weit entfernt von dem, was es heute ist. Trotzdem hatte Sascha sofort die Idee:

Warum bilden wir nicht den gesamten Lebenszyklus eines Demokratieprojekts in einem einzigen Tool in Pengueen ab?

In einem kleinen Arbeitskreis entstand das erste PfD‑Tool. Es verbreitete sich langsam, und irgendwann kam die Bitte auf, die Koordinierungs‑ und Fachstellen sowie die federführenden Ämter der anderen PfDs über das Arbeitsergebnis zu informieren.

Die große Welle blieb aus. Aber: Heute, fünf Jahre später, arbeiten bereits rund 30–35 PfDs mit Pengueen. Und die, die es tun, sind nachweislich entlastet und empfehlen uns gerne weiter.

Was Pengueen heute für PfDs leistet

Wir bilden den kompletten Lebenszyklus eines Projekts ab:

1. Antragstellung

• Antragstellende füllen den Antrag direkt im Tool aus
• die Verantwortlichen können ihre Kommentare und Feedbacks direkt über Pengueen geben
• klare Struktur, klare Felder, klare Ziele
• individuelle Bezeichnungen und Texte der jeweiligen PfD
• keine PDFs, keine E‑Mails, keine Versionen

2. Prüfung & Freigabe durch das Bündnis / den Begleitausschuss

• Mitglieder sehen alle relevanten Informationen
• können Rückfragen stellen
• können Entscheidungen dokumentieren
• alles an einem Ort
• Protokollierung der Sitzungen möglich, inkl. Anwensenheiten

3. Projektträger‑Phase

Nach der Freigabe wird aus dem Antrag ein Projekt:

• Projektträger sehen den Antrag read‑only (damit nichts verändert wird, aber nachgesehen werden kann)
• sie bearbeiten ihre Aufgaben, Unterlagen, Fristen
• sie laden Quittungen hoch
• sie dokumentieren den Fortschritt
• sie stimmen Flyer, Materialien, Maßnahmen ab

4. Mittelfreigaben & laufende Abstimmungen

• klare Prozesse
• transparente Kommunikation
• keine E‑Mail‑Flut
• alles nachvollziehbar

5. Sachbericht & Rechnungsprüfung

• strukturierter Abschluss
• Einbindung des Rechnungsprüfungsamtes
• vollständige Dokumentation
• projektübergreifende Jahresauswertung

6. Archivierung & Veröffentlichung

• Projekte können archiviert werden
• oder automatisch über eine API auf der Webseite erscheinen
• inklusive aller relevanten Daten

Die größte Herausforderung: Rollen & Berechtigungen

PfDs haben viele Beteiligte:

• Antragstellende
• Projektträger
• Bündnismitglieder
• Koordinierungs‑ und Fachstelle
• federführendes Amt
• Rechnungsprüfungsamt
• ggf. Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung

Jede Rolle braucht:

• andere Rechte
• andere Sichtweisen
• andere Aufgaben

Pengueen bildet das sauber ab:

• Antragstellende sehen nur ihren Antrag
• Projektträger sehen das Projekt, aber nicht die internen Notizen (obwohl Antragstellende und Projektträger i.d.R. die selben Menschen sind)
• Bündnismitglieder sehen, was sie für Entscheidungen brauchen (keine extra Aufstellung)
• die Koordinierungsstelle sieht alles
• das RPA sieht nur die relevanten Unterlagen

Und alle kommunizieren im Tool, nicht per E‑Mail.

Warum PfDs Pengueen nutzen

Weil es:

• entlastet
• strukturiert
• Fehler reduziert
• Transparenz schafft
• Kommunikation bündelt
• Rollen sauber trennt
• Prozesse abbildet
• und sich an die Realität anpasst

Und weil es ein Werkzeug ist, das mit den Erfahrungen der PfDs wächst.