Von Papierchaos zur digitalen Förderplattform bei Demokratie leben! Projekten

Wie Partnerschaften für Demokratie ihre Förderprojekte von der Antragstellung bis zum Sachbericht digital verwalten – DSGVO-konform, ohne IT-Aufwand und mit wachsender Community.

Das Bundesprogramm Demokratie leben! fördert deutschlandweit zivilgesellschaftliche Projekte, die sich für demokratische Werte, Vielfalt und gesellschaftlichen Zusammenhalt einsetzen – und die ohne engagierte Menschen vor Ort schlicht nicht funktionieren würden.

Doch die Verwaltung dieser Projekte war lange aufwendig: Anträge als PDF per Mail, Belege in verschiedenen Formaten, Rückfragen über Telefon – und ständig die Frage, wer gerade die aktuelle Version hat.

Den Anfang machten die Partnerschaften für Demokratie in Bedburg, Waltrop und Dinslaken. Gemeinsam mit Pengueen entstand ein Tool, das den gesamten Projektzyklus auf einer Plattform abbildet – von der Antragstellung über Mittelabruf und Beleglisten bis zum Sachbericht. Projektträger, Koordinierungs- und Fachstelle, Federführendes Amt und Bündnis arbeiten seitdem an einem gemeinsamen digitalen Ort, ohne E-Mail-Ketten und ohne Medienbrüche.

Die Lösung sprach sich herum. Heute nutzen über 30 Partnerschaften für Demokratie Pengueen – und haben dabei etwas entstehen lassen, das weit über ein einzelnes Tool hinausgeht: eine aktive Community, in der PfDs ihre Erfahrungen teilen und gemeinsam weiterentwickeln, was sie brauchen.

So hat beispielsweise die Partnerschaft für Demokratie Hoher Fläming ein Tool fürs Jugendforum entwickelt, über das Jugendliche Projektideen einreichen und darüber abstimmen können. 

Weil die Nutzer:innen gleichzeitig die Expert:innen für ihre eigenen Prozesse sind, wird die Plattform mit jeder PfD, die dazukommt, ein Stück besser.

Wie der gesamte Projektzyklus – von der Antragstellung bis zur Archivierung – in Pengueen abgebildet wird, kannst du in unserem Anwendungsfall "Partnerschaften für Demokratie" nachlesen.